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+  * Email sender guidelines FAQ
+# Email sender guidelines FAQ
+This FAQ provides the latest updates about our Email sender guide
+lines
+(previously called  _Bulk sender guidelines)_ , which describe Go
+ogle's
+requirements for sending email to personal Gmail accounts.
+We update this FAQ periodically, so check back regularly to get t
+he latest
+information and requirements for bulk email senders.
+To help email senders meet the requirements in our Email sender g
+uidelines,
+we've added a new Compliance status dashboard to Postmaster Tools
+>
+Expand all  |  Collapse all
+## Bulk senders
+What is a bulk sender?
+A _bulk sender_ is any email sender that sends close to 5,000 mes
+sages or more
+to personal Gmail accounts within a 24-hour period. Messages sent
+ from the
+same primary domain count toward the 5,000 limit.
+**Sending domains:** When we calculate the 5,000-message limit, w
+e count all
+messages sent from the same primary domain. For example, every da
+y you send
+,500 messages from solarmora.com and 2,500 messages from
+promotions.solarmora.com to personal Gmail accounts. You’re consi
+dered a bulk
+sender because all 5,000 messages were sent from the same primary
+ domain:
+solarmora.com. Learn about domain name basics.
+Senders who meet the above criteria at least once are permanently
+ considered
+bulk senders.
+Does bulk sender status expire? Can I change my sending practices
+ to remove my
+bulk sender status?
+Bulk sender status doesn’t have an expiration date. Email senders
+ that have
+been classified as bulk senders are permanently classified as suc
+h. Changes in
+email sending practices will not affect permanent bulk sender sta
+tus once it’s
+assigned.
+How can bulk senders make sure they’re meeting the sender guideli
+nes?
+Bulk senders should use Postmaster Tools to check that their emai
+l practices
+are following our Email sender guidelines. To learn more, visit o
+ur Email
+sender requirements & Postmaster Tools FAQ.
+## Google Workspace accounts
+Do the sender guidelines apply to messages sent to Google Workspa
+ce accounts?
+The Email sender guidelines don’t apply to messages sent to Googl
+e Workspace
+accounts. Sender requirements and Google enforcement apply only w
+hen sending
+email to personal Gmail accounts.
+Do the sender guidelines apply to messages sent from Google Works
+pace
+accounts?
+All senders, including Google Workspace users, must meet the requ
+irements in
+our Email sender guidelines when sending messages to personal Gma
+il accounts.
+The requirements don’t apply to Google Workspace inbound and intr
+a-domain
+messages.
+## Sender guidelines enforcement
+What is the timeline for enforcement of sender guidelines?
+Enforcement for bulk senders that don’t meet our Email sender gui
+delines will
+be gradual and progressive.
+**Bulk senders who don’t meet our sender requirements will start
+getting
+temporary errors with error codes on a small portion of messages
+that don’t
+meet the requirements**. These temporary errors help senders iden
+tify email
+that doesn’t meet our guidelines so senders can resolve issues th
+at prevent
+compliance. Email systems will typically attempt to retry sending
+ messages
+that get temporary errors, after a short delay.
+Senders are encouraged to check their email compliance status usi
+ng
+_Postmaster Tools_.
+The table below describes the enforcement timeline and will be up
+dated as
+needed:
+Sender requirement | Enforcement
+---|---
+SPF and DKIM authentication
+Gmail From: header impersonation
+From: header alignment
+Valid forward and reverse DNS records
+Messages formatted according RFC 5322
+Messages sent using TLS
+Temporary failures with error codes
+Starting in April 2024, we’ll begin rejecting non-compliant traff
+ic. Rejection
+will be gradual and will impact non-compliant traffic only. We st
+rongly
+recommend senders use the temporary failure enforcement period to
+ make any
+changes required to become compliant.
+Enforcement for these requirements will begin no earlier than Jun
+e 2024:
+  * DMARC record with a minimum policy of none (p=none). Learn mo
+re about DMARC record values.
+  * One-click unsubscribe in marketing messages
+  * Mitigations unavailable when user-reported spam rates exceed
+.3% or if the sender has not met the authentication or one-click
+ unsubscribe requirements.
+What is the timeline for enforcement on new domains?
+A new domain is defined as any domain that hasn’t sent more than
+,000 emails
+a day to personal Gmail accounts since January 1, 2024.
+While all bulk sending domains must comply with the requirements,
+ the
+enforcement progression for new domains will be on an accelerated
+ timetable.
+Who does Gmail From: header spoofing enforcement apply to?
+Gmail From: header impersonation is when a sender sends a message
+ with a
+@gmail address in the From: header but the message wasn’t sent fr
+om a Gmail
+server. This is a common form of email abuse by spammers and is r
+eferred to as
+_spoofing_.
+As described in the timeline above, bulk senders that spoof gmail
+.com will
+start getting notifications about temporary failures.
+What happens if senders don’t meet the requirements in the sender
+ guidelines?
+To ensure messages are delivered as expected, bulk senders should
+ comply with
+our Email sender guidelines. If senders don’t meet these requirem
+ents,
+messages might be rejected or delivered to recipients’ spam folde
+rs.
+If messages are rejected because they don’t meet the sender guide
+lines, do you
+send an error message or other alert?
+Yes, when messages are rejected, we send a rejection code and a r
+eason for the
+rejection. You can also see this information in Postmaster Tools.
+What error codes will you send?
+Temporary failure messages include error codes that indicate whic
+h sender
+requirement is causing the failure:
+**Error code** | **Description**
+---|---
+.7.23 |
+_ip-address_  The sending IP address for this message doesn’t hav
+e a PTR
+record, or the PTR record’s forward DNS entry doesn’t match the s
+ending IP
+address. To protect users from spam, your email has been temporar
+ily rate
+limited.
+To learn more about IP address requirements for sending to Gmail,
+ visit the IP
+addresses section of our sender guidelines. To learn more about G
+mail
+requirements for bulk email senders, visit Email sender guideline
+s.
+.7.27 |
+Your email has been rate limited because SPF authentication didn'
+t pass for
+this message. Gmail requires all bulk email senders to authentica
+te their
+email with SPF. Authentication results: SPF _domain-name_ with IP
+ address:
+_ip-address_ = Did not pass.
+To set up SPF for your sending domains, visit Set up SPF. To lear
+n more about
+Gmail requirements for bulk email senders, visit Email sender gui
+delines.
+.7.29 |
+Your email has been rate limited because this message wasn’t sent
+ over a TLS
+connection. Gmail requires all bulk email senders to use TLS/SSL
+for SMTP
+connections.
+To set up TLS for email, visit TLS & SSL connections. To learn mo
+re about
+Gmail requirements for bulk email senders, visit Email sender gui
+delines.
+.7.30 |
+Your email has been rate limited because DKIM authentication didn
+'t pass for
+this message. Gmail requires all email bulk senders to authentica
+te their
+email with DKIM. Authentication results: DKIM = Did not pass.
+To set up DKIM for your sending domains, visit Set up DKIM. To le
+arn more
+about Gmail requirements for bulk email senders, visit Email send
+er
+guidelines.
+.7.31 |
+Your email has been rate limited because the sending domain doesn
+’t have a
+DMARC record, or the DMARC record doesn’t specify a DMARC policy.
+ Gmail
+requires all bulk email senders to add a DMARC record to their se
+nding domain.
+See Set up DMARC. To learn more about Gmail requirements for bulk
+ email
+senders, visit Email sender guidelines.
+.7.32 |
+Your email has been rate limited because the From: header (RFC532
+) in this
+message isn’t aligned with either the authenticated SPF or DKIM o
+rganizational
+domain.
+See DMARC alignment. To learn more about Gmail requirements for b
+ulk email
+senders, visit Email sender guidelines.
+## Spam rate
+What time range or duration is used when calculating spam rate?
+Spam rate is calculated daily. To help ensure messages are delive
+red as
+expected, senders should keep their spam rate below 0.1% and shou
+ld prevent
+spam rates from ever reaching 0.3% or higher, as described in our
+ Email sender
+guidelines.
+What happens when sender spam rate exceeds the maximum spam rate
+allowed by
+the guidelines?
+To comply with the sender guidelines, keep your user-reported spa
+m rate below
+.1% and prevent it from reaching 0.3% or higher.
+The user-reported spam rate’s impact on delivery is graduated, an
+d rates of
+.3% or higher have an even greater negative impact on email inbo
+x delivery.
+Even today, user-reported spam rates greater than 0.1% have a neg
+ative impact
+on email inbox delivery for bulk senders.
+Beginning June 2024, bulk senders with a user-reported spam rate
+greater than
+.3% will be ineligible for mitigation.
+  * Bulk senders remain ineligible for mitigation while user-repo
+rted spam rate is greater than 0.3%.
+  * Spam rates and other data points are calculated and updated d
+aily in Postmaster Tools.
+  * Bulk senders will be eligible for mitigation when their spam
+rates remain below 0.3% for 7 consecutive days.
+You can monitor your spam rate with Postmaster Tools.
+## Unsubscribe links
+Do all messages require one-click unsubscribe?
+No. One-click unsubscribe is required only for marketing and prom
+otional
+messages. Transactional messages are excluded from this requireme
+nt. Some
+examples of transactional messages are password reset messages, r
+eservation
+confirmations, and form submission confirmations.
+Senders that already include an unsubscribe link in their message
+s have until
+June 1, 2024 to implement one-click unsubscribe in all commercial
+, promotional
+messages.
+Why is the unsubscribe link not appearing at the top of my messag
+es, even
+after adding one-click unsubscribe headers?
+To protect Gmail users, unsubscribe buttons or links are displaye
+d at the top
+of messages (next to the sender name) only for messages that pass
+ Google’s
+automated eligibility checks. Messages must comply with sender re
+quirements
+and implement correct one-click unsubscribe headers, as described
+ in our Email
+sender guidelines, including increasing sending volumes gradually
+ and
+monitoring recipients' spam reports. This is true even when sende
+rs add their
+own unsubscribe link to the message body.
+How is the distinction made between promotional and transactional
+ messages
+The distinction between promotional and transactional messages ca
+n vary
+depending on industry and applicable regulations. Message recipie
+nts, not
+Google, determine the nature of the messages they receive. To red
+uce high spam
+rates, consider giving users an easy way to unsubscribe from mark
+eting and
+promotional messages, and keep the user in mind when designing yo
+ur emails.
+Why do you require one-click unsubscribe for marketing and promot
+ional
+messages?
+One-click unsubscribe lets people quickly and easily opt out of y
+our marketing
+or promotional messages. One-click unsubscribe also helps you mai
+ntain a low
+spam rate, which improves message delivery. High spam rates negat
+ively affect
+message delivery for any message type that you send.
+How do I implement a one-click unsubscribe that meets RFC 8058 re
+quirements?
+To meet RFC 8058 requirements, add List-Unsubscribe headers to al
+l outgoing
+marketing and promotional messages, as described in our Email sen
+der
+guidelines. If you use a third-party email provider, check to see
+ if you have
+the option to add these headers to your outgoing messages.
+List-Unsubscribe headers unsubscribe users directly by removing t
+hem from the
+mailing list. Other types of one-click unsubscribe, such as mailt
+o and URL
+unsubscribe links, don’t meet our one-click unsubscribe requireme
+nt.
+What happens to messages that don’t meet the one-click subscribe
+requirement
+for promotional, marketing, and commercial messages?
+We don’t automatically reject messages or mark messages as spam w
+hen they
+don’t meet the one-click unsubscribe requirements in our Email se
+nder
+guidelines.
+However, unwanted messages that don’t use one-click unsubscribe a
+re more
+likely to be reported as spam by recipients. An increase in messa
+ges marked as
+spam increases the chances that future messages from the same sen
+der are
+delivered to spam.
+Additionally, only bulk senders that meet all the requirements in
+ our Email
+sender guidelines, including one-click unsubscribe, are eligible
+for
+mitigation.
+If the List-unsubscribe: header is missing, do you check the mess
+age body for
+a one-click unsubscribe link?
+No. One-click unsubscribe should be implemented according to RFC
+, by
+adding List Unsubscribe headers to outgoing promotional messages,
+ as described
+in our Email sender guidelines. Including a mailto link in the bo
+dy of your
+messages doesn’t meet our one-click unsubscribe requirement.
+If I include an additional unsubscribe link in my message content
+, does it
+have to be a one-click unsubscribe link?
+No. If your messages include a one-click unsubscribe using List U
+nsubscribe
+headers, as described in our Email sender guidelines, additional
+unsubscribe
+links in the message body aren’t required to be one-click. Any ad
+ditional
+unsubscribe links in the message body can link to a preferences w
+eb page that
+you specify.
+When recipients use one-click unsubscribe, how long do I have to
+remove them
+from the mailing list?
+To reduce spam reports, protect your sending reputation, and keep
+ your email
+lists healthy, we recommend that you fulfill unsubscribe requests
+ within 48
+hours, a reasonable timeline for removing recipients from a maili
+ng list.
+Honoring unsubscribe requests from recipients is especially criti
+cal if you
+frequently send marketing messages. This results in improved emai
+l delivery
+and higher value for engaged people who want to get messages from
+ you.
+How can I prevent people from unsubscribing from all of my promot
+ional
+messages?
+One-click unsubscribe doesn’t automatically remove the recipient
+from all
+messages from the same sender. When you implement one-click unsub
+scribe
+according to RFC 8058, by using List Unsubscribe headers as descr
+ibed in our
+Email sender guidelines, the recipient can be removed only from t
+he mailing
+list associated with the message. One-click unsubscribe lets you
+control which
+mailing lists recipients are removed from.
+If you meet the one-click unsubscribe requirement, you can also i
+nclude an
+unsubscribe link in the message body that directs people to a mai
+ling list
+preferences page. Be aware that this type of link doesn’t comply
+with RFC
+, and so using this type of link alone, without one-click uns
+ubscribe
+email headers, doesn’t meet the one-click unsubscribe requirement
+ as described
+in our Email sender guidelines.
+If unsubscribe links are temporarily unavailable due to maintenan
+ce or other
+reasons, are messages flagged as spam?
+If your unsubscribe link isn’t working for an extended period of
+time, your
+messages won’t meet our one-click unsubscribe requirement. These
+messages
+won’t be marked as spam, but senders aren’t eligible for mitigati
+on for email
+delivery issues.
+Can I continue to use mailto links?
+We’ll continue to support mailto links but they don’t meet our on
+e-click
+unsubscribe requirement. To meet our one-click unsubscribe requir
+ement, you
+must use List-Unsubscribe email headers in all commercial, promot
+ional
+messages, as described in RFC 8058 and in our Email sender guidel
+ines, and
+include one HTTPS URL in the List-unsubscribe: header.
+Can a one-click unsubscribe link to a landing or preferences page
+>
+Senders should follow the specifications for one-click unsubscrib
+e that are
+defined in RFC 8058, and add List Unsubscribe headers to all outg
+oing
+promotional messages, as described in our Email sender guidelines
+>
+Email admins should use RFC 8058 as the reference for implementin
+g one-click
+unsubscribe. One-click unsubscribe links that link to a landing o
+r other type
+of web page don’t comply with RFC 8058.
+## Email authentication
+What is the DMARC alignment requirement for bulk senders?
+For messages sent directly to personal Gmail accounts, the organi
+zational
+domain in the sender From: header must be aligned with either the
+ SPF
+organizational domain or the DKIM organizational domain. Although
+ we require
+bulk senders to set up both SPF and DKIM authentication, only one
+ of these
+needs to be aligned to meet the sender alignment requirements.
+DMARC alignment isn’t required for forwarded or mailing list mess
+ages
+(sometimes referred to as _indirect messages_ ), however we requi
+re that these
+types of messages have ARC headers. Learn more about ARC authenti
+cation and
+headers.
+To ensure reliable authentication, we recommend all senders fully
+ align DMARC
+to both SPF and DKIM. It’s likely that DMARC alignment with both
+SPF and DKIM
+will eventually be a sender requirement. Learn more about DMARC a
+lignment.
+If messages fail DMARC authentication, can they be delivered usin
+g IP allow
+lists or spam bypass lists? Or will these messages be quarantined
+>
+If messages fail DMARC because of authentication or alignment iss
+ues, the
+enforcement defined in the sending domain’s DMARC policy generall
+y applies. If
+the sending domain doesn’t have a DMARC policy, the messages migh
+t be rejected
+or sent to spam. Failing DMARC authentication is one of several f
+actors that
+determine whether messages are rejected, sent to spam, or deliver
+ed as
+expected. DMARC authentication is an important determining factor
+, and so
+these messages are typically handled based on the enforcement set
+ting in the
+sending domain’s DMARC policy.
+Learn more about DMARC policies and enforcement options.
+## Support & escalation
+Can bulk senders get technical support for email delivery issues?
+Bulk senders that meet all requirements described in our Email se
+nder
+guidelinescan submit an escalation for email delivery issues. Bef
+ore
+contacting tech support, make sure you’re following all sender gu
+idelines.
+Starting in February 2024, we won’t provide mitigation for email
+delivery
+issues to senders that don’t meet the guidelines. For details abo
+ut mitigation
+requests, visit the Sender contact form.
+How do you process mitigation requests?
+Only bulk senders that meet all the requirements in our Email sen
+der
+guidelines, including authentication requirements, user-reported
+spam-rate
+requirements, and one-click unsubscribe for relevant traffic, are
+ eligible for
+mitigation.
+## Related topics
+Email sender guidelines
+## Was this helpful?
+How can we improve it?
+YesNo
+Submit
+## Need more help?
+### Try these next steps:
+Post to the help community  Get answers from community members
+Contact us Tell us more and we’ll help you get there
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+## Bulk email sending guidelines & tools
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