f1Skip to main contentf1Skip to main content
22
3Google Workspace Admin Help3Google Workspace Admin Help
44
5Sign in5Sign in
66
7Google Help7Google Help
88
9  * Help Center9  * Help Center
10  * Community10  * Community
11  * Google Workspace Admin11  * Google Workspace Admin
1212
13  * Privacy Policy13  * Privacy Policy
14  * Terms of Service14  * Terms of Service
15  * Submit feedback15  * Submit feedback
1616
17Send feedback on...17Send feedback on...
1818
19This help content & information19This help content & information
2020
21General Help Center experience21General Help Center experience
2222
23Next23Next
2424
25  * Help Center25  * Help Center
26  * Community26  * Community
27  * 27  * 
2828
29Google Workspace Admin29Google Workspace Admin
3030
31  * Contact support / fix a problem31  * Contact support / fix a problem
32  * Fix a problem32  * Fix a problem
33  * Gmail issues33  * Gmail issues
34  * Problems with sending 34  * Problems with sending 
35  * Email sender guidelines35  * Email sender guidelines
3636
37Notification37Notification
3838
39Duet AI is now Gemini for Google Workspace. Learn more39Duet AI is now Gemini for Google Workspace. Learn more
4040
41# Email sender guidelines41# Email sender guidelines
4242
43The guidelines in this article can help you successfully send and43The guidelines in this article can help you successfully send and
> deliver> deliver
44email to personal Gmail accounts. Starting in 2024, email senders44email to personal Gmail accounts. Starting in 2024, email senders
> must meet> must meet
45the requirements described here to send email to Gmail personal a45the requirements described here to send email to Gmail personal a
>ccounts. A>ccounts. A
46personal Gmail account is an account that ends in @gmail.com or46personal Gmail account is an account that ends in @gmail.com or
47@googlemail.com.47@googlemail.com.
4848
49For the latest updates about sender requirements, visit the Email49For the latest updates about sender requirements, visit the Email
> sender> sender
50guidelines FAQ.50guidelines FAQ.
5151
52**Google Workspace senders:** If you use Google Workspace to send52**Google Workspace senders:** If you use Google Workspace to send
> large> large
53volumes of email, review the Spam and abuse policy in Gmail. The 53volumes of email, review the Spam and abuse policy in Gmail. The 
>policy is>policy is
54part of the Google Workspace Acceptable Use Policy.54part of the Google Workspace Acceptable Use Policy.
5555
56## Sender requirements updates56## Sender requirements updates
5757
58This table lists our updates to the sender guidelines and require58This table lists our updates to the sender guidelines and require
>ments:>ments:
5959
60Sender requirement | Date added  60Sender requirement | Date added  
61---|---  61---|---  
62Use a TLS connection for transmitting email | Dec. 2023  62Use a TLS connection for transmitting email | Dec. 2023  
63  63  
64## Sender requirements and guidelines64## Sender requirements and guidelines
6565
66Follow these guidelines to help ensure messages are delivered to 66Follow these guidelines to help ensure messages are delivered to 
>Gmail>Gmail
67accounts as expected, and to help prevent Gmail from limiting sen67accounts as expected, and to help prevent Gmail from limiting sen
>ding rates,>ding rates,
68blocking messages, or marking messages as spam.68blocking messages, or marking messages as spam.
6969
70Requirements for all senders70Requirements for all senders
7171
72Starting February 1, 2024, all email senders who send email to Gm72Starting February 1, 2024, all email senders who send email to Gm
>ail accounts>ail accounts
73must meet the requirements in this section.  73must meet the requirements in this section.  
74  74  
75**Important:** If you send more than 5,000 messages per day to Gm75**Important:** If you send more than 5,000 messages per day to Gm
>ail accounts,>ail accounts,
76follow the Requirements for sending 5,000 or more messages per da76follow the Requirements for sending 5,000 or more messages per da
>y.>y.
7777
78  * Set up SPF or DKIM email authentication for your sending doma78  * Set up SPF or DKIM email authentication for your sending doma
>ins.>ins.
79  * Ensure that sending domains or IPs have valid forward and rev79  * Ensure that sending domains or IPs have valid forward and rev
>erse DNS records, also referred to as PTR records. Learn more>erse DNS records, also referred to as PTR records. Learn more
80  * Use a TLS connection for transmitting email. For steps to set80  * Use a TLS connection for transmitting email. For steps to set
> up TLS in Google Workspace, visit Require a secure connection fo> up TLS in Google Workspace, visit Require a secure connection fo
>r email.>r email.
81  * Keep spam rates reported in Postmaster Tools below 0.3%. Lear81  * Keep spam rates reported in Postmaster Tools below 0.3%. Lear
>n more about spam rates>n more about spam rates
82  * Format messages according to the Internet Message Format stan82  * Format messages according to the Internet Message Format stan
>dard, RFC 5322.>dard, RFC 5322.
n83  * Don’t impersonate Gmail From: headers. Gmail will begin usingn83  * Don’t impersonate Gmail From: headers. Gmail will begin using
> a DMARC  **quarantine** enforcement policy, and impersonating Gm> a DMARC quarantine enforcement policy, and impersonating Gmail F
>ail From: headers might impact your email delivery.>rom: headers might impact your email delivery.
84  * If you manage a forwarding service, including mailing lists o84  * If you manage a forwarding service, including mailing lists o
>r inbound gateways, add ARC headers to outgoing email. ARC header>r inbound gateways, add ARC headers to outgoing email. ARC header
>s indicate the message was forwarded and identify you as the forw>s indicate the message was forwarded and identify you as the forw
>arder. Mailing list senders should also add a List-id: header, wh>arder. Mailing list senders should also add a List-id: header, wh
>ich specifies the mailing list, to outgoing messages.>ich specifies the mailing list, to outgoing messages.
8585
86Requirements for sending 5,000 or more messages per day86Requirements for sending 5,000 or more messages per day
8787
88Starting February 1, 2024, email senders who send more than 5,00088Starting February 1, 2024, email senders who send more than 5,000
> messages per> messages per
89day to Gmail accounts must meet the requirements in this section.89day to Gmail accounts must meet the requirements in this section.
9090
91  * Set up SPF and DKIM email authentication for your domain.91  * Set up SPF and DKIM email authentication for your domain.
nn92  * Set up DMARC email authentication for your sending domain. Yo
 >ur DMARC enforcement policy can be set to none. Learn more
92  * Ensure that sending domains or IPs have valid forward and rev93  * Ensure that sending domains or IPs have valid forward and rev
>erse DNS records, also referred to as PTR records. Learn more>erse DNS records, also referred to as PTR records. Learn more
93  * Use a TLS connection for transmitting email. For steps to set94  * Use a TLS connection for transmitting email. For steps to set
> up TLS in Google Workspace, visit Require a secure connection fo> up TLS in Google Workspace, visit Require a secure connection fo
>r email.>r email.
94  * Keep spam rates reported in Postmaster Tools below 0.30%. Lea95  * Keep spam rates reported in Postmaster Tools below 0.30%. Lea
>rn more about spam rates>rn more about spam rates
95  * Format messages according to the Internet Message Format stan96  * Format messages according to the Internet Message Format stan
>dard, RFC 5322.>dard, RFC 5322.
n96  * Don’t impersonate Gmail From: headers. Gmail will begin usingn97  * Don’t impersonate Gmail From: headers. Gmail will begin using
> a DMARC **quarantine** enforcement policy, and impersonating Gma> a DMARC quarantine enforcement policy, and impersonating Gmail F
>il From: headers might impact your email delivery.>rom: headers might impact your email delivery.
97  * If you manage a forwarding service, including mailing lists o98  * If you manage a forwarding service, including mailing lists o
>r inbound gateways, add ARC headers to outgoing email. ARC header>r inbound gateways, add ARC headers to outgoing email. ARC header
>s indicate the message was forwarded and identify you as the forw>s indicate the message was forwarded and identify you as the forw
>arder. Mailing list senders should also add a List-id: header, wh>arder. Mailing list senders should also add a List-id: header, wh
>ich specifies the mailing list, to outgoing messages.>ich specifies the mailing list, to outgoing messages.
n98  * Set up DMARC email authentication for your sending domain. Yon
>ur DMARC enforcement policy can be set to **none**. Learn more 
99  * For direct mail, the domain in the sender's From: header must99  * For direct mail, the domain in the sender's From: header must
> be aligned with either the SPF domain or the DKIM domain. This i> be aligned with either the SPF domain or the DKIM domain. This i
>s required to pass DMARC alignment.>s required to pass DMARC alignment.
100  * Marketing messages and subscribed messages must support one-c100  * Marketing messages and subscribed messages must support one-c
>lick unsubscribe, and include a clearly visible unsubscribe link >lick unsubscribe, and include a clearly visible unsubscribe link 
>in the message body. Learn more>in the message body. Learn more
101101
102If you send more than 5,000 emails per day before February 1, 202102If you send more than 5,000 emails per day before February 1, 202
>4, follow the>4, follow the
103guidelines in this article as soon as possible. Meeting the sende103guidelines in this article as soon as possible. Meeting the sende
>r>r
104requirements before the deadline may improve your email delivery.104requirements before the deadline may improve your email delivery.
> If you don’t> If you don’t
105meet the requirements described in this article, your email might105meet the requirements described in this article, your email might
> not be> not be
106delivered as expected, or might be marked as spam. To get help wi106delivered as expected, or might be marked as spam. To get help wi
>th email>th email
107delivery issues, go to Troubleshooting.107delivery issues, go to Troubleshooting.
108108
n109### Email authentication requirements & recommendationsn109### Email authentication requirements & guidelines
110110
n111We require that you set up these email authentication methods forn111We require that you set up these email authentication methods for
> your domain.> your domain:
112 
113  * All senders: SPF or DKIM
114  * Bulk senders: SPF, DKIM, and DMARC
115 
112Authenticated messages:116Authenticated messages:
113117
114  * Help protect recipients from malicious messages, such as spoo118  * Help protect recipients from malicious messages, such as spoo
>fing and phishing messages.>fing and phishing messages.
115  * Help protect you and your organization from being impersonate119  * Help protect you and your organization from being impersonate
>d. >d. 
116  * Are less likely to be rejected or marked as spam by Gmail.120  * Are less likely to be rejected or marked as spam by Gmail.
117121
118Set up email authentication for each of your sending domains at y122Set up email authentication for each of your sending domains at y
>our domain>our domain
119provider. You can use instructions Google provides and our domain123provider. You can use instructions Google provides and our domain
> provider's> provider's
120email authentication support information.124email authentication support information.
121125
122To verify messages are authenticated, Google performs checks on m126To verify messages are authenticated, Google performs checks on m
>essages sent>essages sent
123to Gmail accounts. To improve email delivery, we recommend that y127to Gmail accounts. To improve email delivery, we recommend that y
>ou always set>ou always set
124up SPF, DKIM, and DMARC for your domains. Make sure you're meetin128up SPF, DKIM, and DMARC for your domains. Make sure you're meetin
>g the minimum>g the minimum
125authentication requirements described on this page. Messages that129authentication requirements described on this page. Messages that
> aren’t> aren’t
126authenticated with these methods might be marked as spam or rejec130authenticated with these methods might be marked as spam or rejec
>ted with a>ted with a
n127**5.7.26** error.n1315.7.26 error.
128132
129If you use an email service provider, verify that they authentica133If you use an email service provider, verify that they authentica
>te your>te your
130domain’s email with SPF and DKIM.134domain’s email with SPF and DKIM.
131135
132If you regularly forward email or manage a forwarding service, he136If you regularly forward email or manage a forwarding service, he
>lp ensure>lp ensure
133forwarded messages are authenticated by following our Best practi137forwarded messages are authenticated by following our Best practi
>ces for>ces for
134forwarding email to Gmail.138forwarding email to Gmail.
135139
136We recommend you always set up email authentication for the domai140We recommend you always set up email authentication for the domai
>n that hosts>n that hosts
137your public website141your public website
138142
139#### SPF143#### SPF
140144
141SPF prevents spammers from sending unauthorized messages that app145SPF prevents spammers from sending unauthorized messages that app
>ear to be>ear to be
142from your domain. Set up SPF by publishing an SPF record at your 146from your domain. Set up SPF by publishing an SPF record at your 
>domain. The>domain. The
143SPF record for your domain should include all email senders for y147SPF record for your domain should include all email senders for y
>our domain.>our domain.
144If your third-party senders aren't included in your SPF record, m148If your third-party senders aren't included in your SPF record, m
>essages from>essages from
145these senders are more likely to be marked as spam. Learn how to 149these senders are more likely to be marked as spam. Learn how to 
>define your>define your
146SPF record and add it to your domain.150SPF record and add it to your domain.
147151
148#### DKIM152#### DKIM
149153
150Turn on DKIM for the domain that sends your email. Receiving serv154Turn on DKIM for the domain that sends your email. Receiving serv
>ers use DKIM>ers use DKIM
151to verify that the domain owner actually sent the message. If you155to verify that the domain owner actually sent the message. If you
> use Google> use Google
152Workspace to send email, learn how to turn on DKIM for your domai156Workspace to send email, learn how to turn on DKIM for your domai
>n. If you>n. If you
153don’t use Google Workspace to send email, you can use one of many157don’t use Google Workspace to send email, you can use one of many
> available> available
154internet tools to create your DKIM keys, or check with your domai158internet tools to create your DKIM keys, or check with your domai
>n provider>n provider
155for help.159for help.
156160
157**Important:** Sending to personal Gmail accounts requires a DKIM161**Important:** Sending to personal Gmail accounts requires a DKIM
> key of 1024> key of 1024
158bits or longer. For security reasons, we recommend using a 2048-b162bits or longer. For security reasons, we recommend using a 2048-b
>it key if>it key if
159your domain provider supports this. Learn more about DKIM key len163your domain provider supports this. Learn more about DKIM key len
>gth.>gth.
160164
161#### DMARC165#### DMARC
162166
163DMARC tells receiving servers what to do with your messages that 167DMARC tells receiving servers what to do with your messages that 
>don’t pass>don’t pass
164SPF or DKIM. Set up DMARC by publishing a DMARC record for your d168SPF or DKIM. Set up DMARC by publishing a DMARC record for your d
>omain. To>omain. To
165pass DMARC authentication, messages must be authenticated by SPF 169pass DMARC authentication, messages must be authenticated by SPF 
>or DKIM, or>or DKIM, or
166both. The authenticating domain must be the same domain that appe170both. The authenticating domain must be the same domain that appe
>ars in the>ars in the
167message From: header. Learn how to add a DMARC record at your dom171message From: header. Learn how to add a DMARC record at your dom
>ain.>ain.
168172
169We recommend you set up DMARC reports so you can monitor email se173We recommend you set up DMARC reports so you can monitor email se
>nt from your>nt from your
170domain, or appears to have been sent from your domain. DMARC repo174domain, or appears to have been sent from your domain. DMARC repo
>rts help you>rts help you
171identify senders that may be impersonating your domain. Learn mor175identify senders that may be impersonating your domain. Learn mor
>e about DMARC>e about DMARC
172reports.176reports.
173177
174#### ARC178#### ARC
175179
176ARC checks the previous authentication status of forwarded messag180ARC checks the previous authentication status of forwarded messag
>es. If a>es. If a
177forwarded message passes SPF or DKIM authentication, but ARC show181forwarded message passes SPF or DKIM authentication, but ARC show
>s it>s it
178previously failed authentication, Gmail treats the message as una182previously failed authentication, Gmail treats the message as una
>uthenticated.>uthenticated.
179183
180We recommend that senders use ARC authentication, especially if t184We recommend that senders use ARC authentication, especially if t
>hey regularly>hey regularly
181forward email. Learn more about ARC authentication.185forward email. Learn more about ARC authentication.
182186
n183### Infrastructure configurationn187### Infrastructure configuration requirements and guidelines
184188
185#### IP addresses189#### IP addresses
186190
187**Important:** The sending IP address must match the IP address o191**Important:** The sending IP address must match the IP address o
>f the>f the
188hostname specified in the Pointer (PTR) record.192hostname specified in the Pointer (PTR) record.
189193
190The public IP address of a sending SMTP server must have a corres194The public IP address of a sending SMTP server must have a corres
>ponding PTR>ponding PTR
191record that resolves to a hostname. This is called a _reverse DNS195record that resolves to a hostname. This is called a _reverse DNS
> lookup_. The> lookup_. The
192same hostname must also have an A (for IPv4) or AAAA (for IPv6) r196same hostname must also have an A (for IPv4) or AAAA (for IPv6) r
>ecord that>ecord that
193resolves to the same public IP address used by the sending server197resolves to the same public IP address used by the sending server
>. This is>. This is
194called a _forward DNS lookup_.198called a _forward DNS lookup_.
195199
196Set up valid reverse DNS records of your sending server IP addres200Set up valid reverse DNS records of your sending server IP addres
>ses that>ses that
197point to your domain. Check for a PTR record with the Google Admi201point to your domain. Check for a PTR record with the Google Admi
>n Toolbox Dig>n Toolbox Dig
198tool.202tool.
199203
200**Important:** The sending IP address must match the IP address o204**Important:** The sending IP address must match the IP address o
>f the>f the
201hostname specified in the Pointer (PTR) record.205hostname specified in the Pointer (PTR) record.
202206
203#### Shared IP addresses207#### Shared IP addresses
204208
205A shared IP address is an IP address used by more than one email 209A shared IP address is an IP address used by more than one email 
>sender. The>sender. The
206activity of any senders using a shared IP address affects the rep210activity of any senders using a shared IP address affects the rep
>utation of>utation of
207all senders for that shared IP address. A negative reputation can211all senders for that shared IP address. A negative reputation can
> impact your> impact your
208delivery rate.212delivery rate.
209213
210If you use a shared IP address for sending email:214If you use a shared IP address for sending email:
211215
212  * Make sure the shared IP address isn’t on any internet blockli216  * Make sure the shared IP address isn’t on any internet blockli
>st. Messages sent from IP addresses on a blocklist are more likel>st. Messages sent from IP addresses on a blocklist are more likel
>y to be marked as spam.>y to be marked as spam.
213  * If you use an email service provider for your shared IP,  use217  * If you use an email service provider for your shared IP,  use
> Postmaster Tools to check the reputation of the shared IP addres> Postmaster Tools to check the reputation of the shared IP addres
>s.>s.
214218
n215### Subscriptionsn219### Subscription requirements and guidelines
216220
nn221If you manage mailing lists or other email subscriptions, you sho
 >uld send
217Send email only to people who want to get messages from you. Thes222email only to people who want to get messages from you. These rec
>e recipients>ipients are
218are less likely to report your messages as spam.223less likely to report your messages as spam. If messages from you
 >r domain are
219 224frequently reported as spam, future messages from you are more li
 >kely to be
220If messages from your domain are frequently reported as spam, fut225marked as spam. Over time, user spam reports can lower your domai
>ure messages>n’s
221from you are more likely to be marked as spam. Over time, user sp226reputation. Check your spam rate and your reputation with Postmas
>am reports>ter Tools.
222can lower your domain’s reputation. Check your domain’s reputatio
>n with 
223Postmaster Tools.
224227
225#### Make it easy to subscribe228#### Make it easy to subscribe
226229
n227To help ensure your recipients are engaged:n230To help ensure recipients are engaged:
228231
229  * Make sure recipients opt in to get messages from you.232  * Make sure recipients opt in to get messages from you.
230  * Confirm each recipient's email address before subscribing the233  * Confirm each recipient's email address before subscribing the
>m.>m.
231  * Periodically send messages to confirm that recipients want to234  * Periodically send messages to confirm that recipients want to
> stay subscribed.> stay subscribed.
232  * Consider unsubscribing recipients who don’t open or read your235  * Consider unsubscribing recipients who don’t open or read your
> messages.> messages.
233236
234#### Make it easy to unsubscribe237#### Make it easy to unsubscribe
235238
236Always give recipients an easy way to unsubscribe from your messa239Always give recipients an easy way to unsubscribe from your messa
>ges. Letting>ges. Letting
237people opt out of your messages can improve open rates, click-thr240people opt out of your messages can improve open rates, click-thr
>ough rates,>ough rates,
238and sending efficiency.241and sending efficiency.
239242
240**Important:** If you send more than 5,000 message per day, your 243**Important:** If you send more than 5,000 message per day, your 
>marketing and>marketing and
241subscribed messages must support one-click unsubscribe.244subscribed messages must support one-click unsubscribe.
242245
243To set up one-click unsubscribe for Gmail messages, include both 246To set up one-click unsubscribe for Gmail messages, include both 
>of these>of these
244headers in outgoing messages:247headers in outgoing messages:
245248
n246  * List-Unsubscribe-Post: `List-Unsubscribe=One-Click`n249  * List-Unsubscribe-Post: List-Unsubscribe=One-Click
250 
247  * List-Unsubscribe: `<https://solarmora.com/unsubscribe/example251  * List-Unsubscribe: <https://solarmora.com/unsubscribe/example>
>>` 
248252
249When a recipient unsubscribes using one-click, you receive this P253When a recipient unsubscribes using one-click, you receive this P
>OST request:>OST request:
250254
n251`"POST /unsubscribe/example HTTP/1.1  n255"POST /unsubscribe/example HTTP/1.1  
252Host: solarmora.com  256Host: solarmora.com  
253Content-Type: application/x-www-form-urlencoded  257Content-Type: application/x-www-form-urlencoded  
254Content-Length: 26  258Content-Length: 26  
n255List-Unsubscribe=One-Click"`n259List-Unsubscribe=One-Click"
256260
257Learn more about List-Unsubscribe: headers in RFC 2369 and RFC 80261Learn more about List-Unsubscribe: headers in RFC 2369 and RFC 80
>58.>58.
258262
259These unsubscribe options can also be used but they should not re263These unsubscribe options can also be used but they should not re
>place one->place one-
260click unsubscribe:264click unsubscribe:
261265
262  * Let recipients review the individual mailing lists they’re su266  * Let recipients review the individual mailing lists they’re su
>bscribed to. Let them unsubscribe from lists individually, or all>bscribed to. Let them unsubscribe from lists individually, or all
> lists at once.> lists at once.
263  * Automatically unsubscribe recipients who have multiple bounce267  * Automatically unsubscribe recipients who have multiple bounce
>d messages.>d messages.
264268
n265### Message formattingn269### Message formatting requirements and guidelines
266270
n267Follow these message formatting guidelines to increase the likelin271Follow these message formatting guidelines to help ensure message
>hood that>s are
268Gmail delivers your messages to the inbox instead of the spam fol272delivered as expected:
>der: 
269273
n270  * Format messages according to the Internet Format Standard (RFn
>C 5322). 
271  * If your messages are in HTML, format them according to HTML s274  * If your messages are in HTML, format them according to HTML s
>tandards.>tandards.
nn275  * Follow these message header guidelines: 
276    * From: headers should include only one email address. For ex
 >ample:  
277From: notifications@solarmora.com
278 
279    * Avoid excessively large message headers. To learn more, vis
 >it Gmail message header limits.
280  * Format messages according to the Internet Format Standard (RF
 >C 5322). 
281    * Make sure every message includes a valid Message-ID.
282    * Make sure single-instance message headers are included only
 > once in a message. Examples of single-instance headers include F
 >rom:, To:, Subject:, and Date:.
283  * Message headers and message content should be accurate, and n
 >ot misleading or deceptive. 
284    * Email message subject, headers, display names, and other me
 >ssage elements should accurately represent the sender identity an
 >d message content, and shouldn’t be misleading. For example, don’
 >t send messages with subject lines starting with Re: or Fwd: unle
 >ss the messages are actual replies or forwards, and include only 
 >actual senders and recipients in From: and To: headers.
285    * Don't use emojis or other non-standard characters to imitat
 >e graphic elements in messages, with the intent to deceive or inf
 >luence recipients. For example, don’t use emojis or images next t
 >o display or brand names to imply the name has been verified in s
 >ome way.
272  * Don’t use HTML and CSS to hide content in your messages. Hidi286    * Don’t use HTML and CSS to hide content in your messages. Hi
>ng content might cause messages to be marked as spam.>ding content might cause messages to be marked as spam.
273  * Message From: headers should include only one email address. 
>For example:   
274`From: notifications@solarmora.com`
275 
276  * Make sure every message includes a valid Message-ID (RFC 5322
>). 
277  * Make sure single-instance message headers are included only o
>nce in a message. Examples of single-instance headers include Fro 
>m, To, Subject, and Date (RFC 5322). 
278  * Avoid excessively large message headers. To learn more, visit
> Gmail message header limits. 
279  * Web links in the message body should be visible and easy to u287    * Web links in the message body should be visible and easy to
>nderstand. Recipients should know what to expect when they click > understand. Recipients should know what to expect when they clic
>a link.>k a link.
280  * Sender information should be clear and visible.288    * Sender information should be clear and visible.
281  * Message subjects should be accurate and not misleading.289  *   * Format the following international domains according to S
 >ection 5.2 of Unicode Technical Standard #39. An international do
 >main is also called an  _internationalized domain name (IDN_ ), a
 >nd is a URL that is specific to a region or country. 
282  * Format these international domains according to the Highly Re
>strictive guidelines in section 5.2 of Unicode Technical Standard 
> #39:  
283    * Authenticating domain290    * Authenticating domain
284    * Envelope from domain291    * Envelope from domain
285    * Payload domain292    * Payload domain
286    * Reply-to domain293    * Reply-to domain
287    * Sender domain294    * Sender domain
288295
n289## Sending guidelinesn296### Sending practices requirements and guidelines
290297
291To reduce the chances that messages from your domain are sent to 298To reduce the chances that messages from your domain are sent to 
>spam or>spam or
292blocked by Gmail, follow the best practices in this section.299blocked by Gmail, follow the best practices in this section.
293300
294  * Authenticate email with SPF and DKIM that are aligned with ea301  * Authenticate email with SPF and DKIM that are aligned with ea
>ch other at the organizational level. If you use an email provide>ch other at the organizational level. If you use an email provide
>r, verify that your provider supports this.>r, verify that your provider supports this.
295  * Ideally, send all messages from the same IP address. If you m302  * Ideally, send all messages from the same IP address. If you m
>ust send from multiple IP addresses, use a different IP address f>ust send from multiple IP addresses, use a different IP address f
>or each message type. For example, use one IP address for sending>or each message type. For example, use one IP address for sending
> account notifications and a different IP address for sending pro> account notifications and a different IP address for sending pro
>motional messages.>motional messages.
296  * Messages of the same category should have the same From: emai303  * Messages of the same category should have the same From: emai
>l address. For example, messages from a domain called `solarmora.>l address. For example, messages from a domain called `solarmora.
>com` might have From: addresses like: >com` might have From: addresses like: 
297    * Sales receipt messages: `sales@solarmora.com`304    * Sales receipt messages: `sales@solarmora.com`
298    * Promotional messages: `deals@solarmora.com`305    * Promotional messages: `deals@solarmora.com`
299    * Account notification messages: `alert@solarmora.com`306    * Account notification messages: `alert@solarmora.com`
300  * Messages sent from an address in the recipient’s contacts are307  * Messages sent from an address in the recipient’s contacts are
> less likely to be marked as spam.> less likely to be marked as spam.
301308
302#### Sending practices to avoid309#### Sending practices to avoid
303310
304  * Don't mix different types of content in the same message. For311  * Don't mix different types of content in the same message. For
> example, don't include promotions in sales receipt messages.> example, don't include promotions in sales receipt messages.
305  * Don't impersonate other domains or senders without permission312  * Don't impersonate other domains or senders without permission
>. This practice is called _spoofing_ , and Gmail might mark these>. This practice is called _spoofing_ , and Gmail might mark these
> messages as spam.> messages as spam.
306  * Don't mark internal messages as spam. This can negatively aff313  * Don't mark internal messages as spam. This can negatively aff
>ect your domain's reputation, and future messages might be marked>ect your domain's reputation, and future messages might be marked
> as spam.> as spam.
307  * Don't purchase email addresses from other companies.314  * Don't purchase email addresses from other companies.
308  * Don't send messages to people who didn't sign up to get messa315  * Don't send messages to people who didn't sign up to get messa
>ges from you. These recipients might mark your messages as spam, >ges from you. These recipients might mark your messages as spam, 
>and future messages to these recipients will be marked as spam.>and future messages to these recipients will be marked as spam.
309  * Avoid opt-in forms that are checked by default and that autom316  * Avoid opt-in forms that are checked by default and that autom
>atically subscribe users. Some countries and regions restrict aut>atically subscribe users. Some countries and regions restrict aut
>omatic opt-in. Before you opt-in users automatically, check the r>omatic opt-in. Before you opt-in users automatically, check the r
>egulations in your region.>egulations in your region.
310317
311Some legitimate messages may be marked as spam. Recipients can ma318Some legitimate messages may be marked as spam. Recipients can ma
>rk valid>rk valid
312messages as not spam, so future messages from the sender should b319messages as not spam, so future messages from the sender should b
>e delivered>e delivered
313to their inbox.320to their inbox.
314321
n315### Increase sending volume slowlyn322#### Increase sending volume slowly
316323
317When increasing sending volume, keep in mind:324When increasing sending volume, keep in mind:
318325
319  * Increasing the sending volume too quickly can result in deliv326  * Increasing the sending volume too quickly can result in deliv
>ery problems. As you gradually increase your sending mail volume,>ery problems. As you gradually increase your sending mail volume,
> use Postmaster Tools to monitor email delivery.> use Postmaster Tools to monitor email delivery.
320  * For Google Workspace work and school accounts, sending limits327  * For Google Workspace work and school accounts, sending limits
> apply even when recipients are in different Google Workspace dom> apply even when recipients are in different Google Workspace dom
>ains. For example, you might send email to users with email addre>ains. For example, you might send email to users with email addre
>sses that have the domains `your-company.net` and `solarmora.com`>sses that have the domains `your-company.net` and `solarmora.com`
> _.  _Although the domains are different, if both domains have `g> _.  _Although the domains are different, if both domains have `g
>oogle.com` as their MX record, messages sent to these domains cou>oogle.com` as their MX record, messages sent to these domains cou
>nt toward your limit.>nt toward your limit.
321  * If you use Google Workspace or Gmail for sending: When you re328  * If you use Google Workspace or Gmail for sending: When you re
>ach the sending limit, the sending rate is limited for the sendin>ach the sending limit, the sending rate is limited for the sendin
>g IP address.>g IP address.
322329
323If you send large amounts of email, we recommend you:330If you send large amounts of email, we recommend you:
324331
325  * Send email at a consistent rate. Avoid sending email in burst332  * Send email at a consistent rate. Avoid sending email in burst
>s.>s.
326  * Start with a low sending volume to engaged users, and slowly 333  * Start with a low sending volume to engaged users, and slowly 
>increase the volume over time.>increase the volume over time.
327  * As you increase the sending volume, regularly monitor server 334  * As you increase the sending volume, regularly monitor server 
>responses, spam rate, and the sending domain's reputation. Regula>responses, spam rate, and the sending domain's reputation. Regula
>r monitoring will allow you to quickly adapt if your sending is r>r monitoring will allow you to quickly adapt if your sending is r
>ate limited, if the spam rate is increased, or when the sending d>ate limited, if the spam rate is increased, or when the sending d
>omain's reputation drops.>omain's reputation drops.
328  * Avoid introducing sudden volume spikes if you do not have a h335  * Avoid introducing sudden volume spikes if you do not have a h
>istory of sending large volumes. For example, immediately doublin>istory of sending large volumes. For example, immediately doublin
>g previously sent volumes suddenly could result in rate limiting >g previously sent volumes suddenly could result in rate limiting 
>or reputation drops.>or reputation drops.
329  * If you change the format of your bulk emails, gradually incre336  * If you change the format of your bulk emails, gradually incre
>ase the sending volume of messages with the new format.>ase the sending volume of messages with the new format.
330  * After making any significant changes to your sending infrastr337  * After making any significant changes to your sending infrastr
>ucture or email header structure, increase the modified segment o>ucture or email header structure, increase the modified segment o
>f traffic separately.>f traffic separately.
331  * If messages start bouncing or start being deferred, reduce th338  * If messages start bouncing or start being deferred, reduce th
>e sending volume until the SMTP error rate decreases. Then, incre>e sending volume until the SMTP error rate decreases. Then, incre
>ase slowly again. If bounces and deferrals continue at a low volu>ase slowly again. If bounces and deferrals continue at a low volu
>me, review individual messages to identify problems. For example,>me, review individual messages to identify problems. For example,
> you can try sending a blank test message and see if it experienc> you can try sending a blank test message and see if it experienc
>es issues.>es issues.
332  * Stay within the IP limits for sending: 339  * Stay within the IP limits for sending: 
333    * Be aware of email sending limits when sending from domains 340    * Be aware of email sending limits when sending from domains 
>that have a Google.com MX host.>that have a Google.com MX host.
334    * Limit sending email from a single IP address based on the M341    * Limit sending email from a single IP address based on the M
>X record domain, not the domain in the recipient email address.>X record domain, not the domain in the recipient email address.
335    * Monitor responses so you can change sending rates as needed342    * Monitor responses so you can change sending rates as needed
> to stay within these limits.> to stay within these limits.
336343
337These factors affect how quickly you can increase sending volume:344These factors affect how quickly you can increase sending volume:
338345
339  * Amount of email sent: The more email that you send, the more 346  * Amount of email sent: The more email that you send, the more 
>slowly you should increase sending volume.>slowly you should increase sending volume.
340  * Frequency of sending email: You can increase the sending volu347  * Frequency of sending email: You can increase the sending volu
>me more quickly when you send daily instead of weekly.>me more quickly when you send daily instead of weekly.
341  * Recipient feedback about your messages: Make sure you send on348  * Recipient feedback about your messages: Make sure you send on
>ly to people who subscribe to your emails, and give recipients an>ly to people who subscribe to your emails, and give recipients an
> option to unsubscribe.> option to unsubscribe.
342349
343In the event of a recent spike in email activity, we recommend fo350In the event of a recent spike in email activity, we recommend fo
>llowing the>llowing the
344requirements and guidelines on this page to resolve deliverabilit351requirements and guidelines on this page to resolve deliverabilit
>y issues>y issues
345automatically during following sends.352automatically during following sends.
346353
n347## Special considerationsn354## Additional guidelines
348355
n349### If you use an email service providern356### Guidelines for using email service providers
350357
351Google and Gmail don’t accept allowlist requests from email provi358Google and Gmail don’t accept allowlist requests from email provi
>ders. We>ders. We
352can't guarantee messages sent by email providers will pass Gmail’359can't guarantee messages sent by email providers will pass Gmail’
>s spam>s spam
353filters.360filters.
354361
355If you use a third-party email provider to send email for your do362If you use a third-party email provider to send email for your do
>main:>main:
356363
357  * Verify that the provider follows the guidelines on this page.364  * Verify that the provider follows the guidelines on this page.
> Large providers, such as Google, AOL, and Yahoo, typically follo> Large providers, such as Google, AOL, and Yahoo, typically follo
>w these guidelines.>w these guidelines.
358  * Make sure the SPF record for your domain includes all email s365  * Make sure the SPF record for your domain includes all email s
>enders for your domain. If third-party senders aren't included in>enders for your domain. If third-party senders aren't included in
> your SPF record, messages sent from these providers are more lik> your SPF record, messages sent from these providers are more lik
>ely to be marked as spam. Learn how to set up your SPF record.>ely to be marked as spam. Learn how to set up your SPF record.
359366
360If you use a domain provider but you manage your own email, we re367If you use a domain provider but you manage your own email, we re
>commend you:>commend you:
361368
362  * Review and follow the requirements and guidelines on this pag369  * Review and follow the requirements and guidelines on this pag
>e.>e.
363  * Use Postmaster Tools to monitor information about messages se370  * Use Postmaster Tools to monitor information about messages se
>nt from your domain to Gmail accounts.>nt from your domain to Gmail accounts.
364371
n365### If you are a third-party email providern372### Guidelines for email service providers
366373
367When clients use your service to send email, you’re responsible f374When clients use your service to send email, you’re responsible f
>or their>or their
368sending practices. We recommend taking these steps to help manage375sending practices. We recommend taking these steps to help manage
> your> your
369clients’ sending activity:376clients’ sending activity:
370377
371  * Offer an email address for reporting email abuse, for example378  * Offer an email address for reporting email abuse, for example
>: `abuse@mail-provider.com`.>: `abuse@mail-provider.com`.
372  * Make sure your contact information in your WHOIS record and o379  * Make sure your contact information in your WHOIS record and o
>n abuse.net is current.>n abuse.net is current.
373  * Immediately remove any client who uses your service to send s380  * Immediately remove any client who uses your service to send s
>pam.>pam.
374381
375### Affiliate marketing382### Affiliate marketing
376383
377Affiliate marketing programs offer rewards to companies or indivi384Affiliate marketing programs offer rewards to companies or indivi
>duals that>duals that
378send visitors to your website. However, spammers can abuse these 385send visitors to your website. However, spammers can abuse these 
>programs. If>programs. If
379your brand is associated with marketing spam, other messages sent386your brand is associated with marketing spam, other messages sent
> by you might> by you might
380be marked as spam.387be marked as spam.
381388
382We recommend you regularly monitor affiliates, and remove any aff389We recommend you regularly monitor affiliates, and remove any aff
>iliates that>iliates that
383send spam.390send spam.
384391
385### Phishing exercises392### Phishing exercises
386393
387Don’t send test phishing messages or test campaigns from your dom394Don’t send test phishing messages or test campaigns from your dom
>ain. Your>ain. Your
388domain’s reputation might be negatively affected, and your domain395domain’s reputation might be negatively affected, and your domain
> could be> could be
389added to internet blocklists.396added to internet blocklists.
390397
391## Monitoring and troubleshooting398## Monitoring and troubleshooting
392399
393### Postmaster Tools400### Postmaster Tools
394401
395Use Postmaster Tools to get information about the email you send 402Use Postmaster Tools to get information about the email you send 
>to Gmail>to Gmail
396users, for example:403users, for example:
397404
398  * When recipients mark your messages as spam405  * When recipients mark your messages as spam
n399  * Why your messages might not be deliveredn406  * Why messages might not be delivered as expected
400  * If your messages are authenticated407  * If messages are authenticated
401  * Your domain or IP reputation and its impact on message delive408  * Your domain or IP reputation and the impact on message delive
>ry rates>ry rates
402409
403#### Spam rate410#### Spam rate
404411
405  * #### Regularly monitor your domain's spam rate in Postmaster 412  * #### Regularly monitor your domain's spam rate in Postmaster 
>Tools.>Tools.
406413
407  * Keep spam rates reported in Postmaster Tools below 0.10% and 414  * Keep spam rates reported in Postmaster Tools below 0.10% and 
>avoid ever reaching a spam rate of 0.30% or higher. Learn more >avoid ever reaching a spam rate of 0.30% or higher. Learn more 
408  * Maintaining a low spam rate helps senders be more resilient t415  * Maintaining a low spam rate helps senders be more resilient t
>o occasional spikes in user feedback.>o occasional spikes in user feedback.
409  * Maintaining a high spam rate leads to increased spam classifi416  * Maintaining a high spam rate leads to increased spam classifi
>cation. It can take time for improvements in spam rate to reflect>cation. It can take time for improvements in spam rate to reflect
> positively on spam classification.> positively on spam classification.
410417
411#### Open rate418#### Open rate
412419
n413  * Google does not explicitly track open rates.n420  * Google doesn't track open rates.
414  * Google isnt able to verify the accuracy of open rates report421  * Google can't verify the accuracy of open rates reported by th
>ed by third parties.>ird parties.
415  * Low open rates may not be an accurate indicator of deliverabi422  * Low open rates aren't necessarily an accurate indicator of de
>lity or spam classification issues.>liverability or spam classification issues.
416423
n417### Troubleshootingn424### Troubleshooting email delivery
418425
n419#### Warning bannersn426If messages aren't being delivered as expected:
420427
421  * Check regularly that your domain isn’t listed as unsafe with 428  * Check regularly that your domain isn’t listed as unsafe with 
>Google Safe Browsing.>Google Safe Browsing.
422  * To check your domain status, enter your domain in the Safe Br429  * To check your domain status, enter your domain in the Safe Br
>owsing site status page.>owsing site status page.
423  * Regularly check the status of any domains that are linked to 430  * Regularly check the status of any domains that are linked to 
>yours.>yours.
424431
n425#### Delivery issues when sending through email service providersn432#### Sending with email service providers
426433
427If you’re having delivery issues with email sent by a service pro434If you’re having delivery issues with email sent by a service pro
>vider, verify>vider, verify
n428that they use the recommended practices in this article.n435the provider follows the requirements and guidelines on this page
 >.
429436
430#### Use the Google Admin Toolbox to review domain settings437#### Use the Google Admin Toolbox to review domain settings
431438
432Use the Google Admin Toolbox to check and fix settings for your d439Use the Google Admin Toolbox to check and fix settings for your d
>omain.>omain.
433440
434#### Fix the source of rejected email441#### Fix the source of rejected email
435442
436If your messages are rejected, you might get an error message. Le443If your messages are rejected, you might get an error message. Le
>arn more>arn more
437about the error so you can fix the problem. Common error messages444about the error so you can fix the problem. Common error messages
> are:> are:
438445
439  * **421, "4.7.0":** **** Messages are rejected because the send446  * **421, "4.7.0":** **** Messages are rejected because the send
>ing server’s IP address is not on the allowed list for the recipi>ing server’s IP address is not on the allowed list for the recipi
>ent’s domain.>ent’s domain.
440  * **550, "5.7.1":** Messages are rejected because the sending s447  * **550, "5.7.1":** Messages are rejected because the sending s
>erver’s IP address is on an IP suspended list. You might get this>erver’s IP address is on an IP suspended list. You might get this
> error if you’re sending mail using a shared IP with a poor reput> error if you’re sending mail using a shared IP with a poor reput
>ation.>ation.
441448
442Learn more about email and SMTP error messages:449Learn more about email and SMTP error messages:
443450
444  * SMTP error reference451  * SMTP error reference
445  * Fix bounced or rejected emails452  * Fix bounced or rejected emails
446453
447#### Fix IPv6 authorization errors454#### Fix IPv6 authorization errors
448455
449An IPv6 authorization error could mean that the PTR record for th456An IPv6 authorization error could mean that the PTR record for th
>e sending>e sending
450server isn’t using IPv6. If you use an email service provider, co457server isn’t using IPv6. If you use an email service provider, co
>nfirm they’re>nfirm they’re
451using an IPv6 PTR record.458using an IPv6 PTR record.
452459
453Here's an example of an IPv6 authorization error:460Here's an example of an IPv6 authorization error:
454461
455**550-5.7.1:** Message does not meet IPv6 sending guidelines rega462**550-5.7.1:** Message does not meet IPv6 sending guidelines rega
>rding PTR>rding PTR
456records and authentication.463records and authentication.
457464
458#### Use the troubleshooting tool465#### Use the troubleshooting tool
459466
460If you’re still having mail delivery problems after following the467If you’re still having mail delivery problems after following the
> guidelines> guidelines
461in this article, try Troubleshooting for senders with email deliv468in this article, try Troubleshooting for senders with email deliv
>ery issues.>ery issues.
462469
n463Translations of our policies are provided for your convenience. In
>f there is a 
464conflict between the text of this policy and the text of the Engl
>ish language 
465version of the policy, the text of the English language version o
>f the policy 
466takes precedence.
467 
468## Related topics470## Related topics
469471
470  * Email sender guidelines FAQ472  * Email sender guidelines FAQ
471  * Fixed bounced emails473  * Fixed bounced emails
472  * Fix messages rejected by Google Groups474  * Fix messages rejected by Google Groups
473475
tt476_Translations of our policies are provided for your convenience. 
 >If there is a
477conflict between the text of this policy in language other than E
 >nglish and
478the text of the English language version of the policy, the text 
 >of the
479English language version of the policy takes precedence._
480 
474## Was this helpful?481## Was this helpful?
475482
476How can we improve it?483How can we improve it?
477484
478YesNo485YesNo
479486
480Submit487Submit
481488
482## Need more help?489## Need more help?
483490
484### Try these next steps:491### Try these next steps:
485492
486Post to the help community  Get answers from community members493Post to the help community  Get answers from community members
487494
488Contact us Tell us more and we’ll help you get there495Contact us Tell us more and we’ll help you get there
489496
490true497true
491498
492## Problems with sending499## Problems with sending
493500
494  * 1 of 10501  * 1 of 10
495502
496Fix bounced or rejected emails503Fix bounced or rejected emails
497504
498  * 2 of 10505  * 2 of 10
499506
500Fix email bounces due to blocked IP address507Fix email bounces due to blocked IP address
501508
502  * 3 of 10509  * 3 of 10
503510
504Messages from a bulk sender bounce511Messages from a bulk sender bounce
505512
506  * 4 of 10513  * 4 of 10
507514
508Message bounced due to a policy rule515Message bounced due to a policy rule
509516
510  * 5 of 10517  * 5 of 10
511518
512Email bounces with error message519Email bounces with error message
513520
514  * 6 of 10521  * 6 of 10
515522
516Avoid email bouncing from new MX records523Avoid email bouncing from new MX records
517524
518  * 7 of 10525  * 7 of 10
519526
520Best practices for forwarding email to Gmail527Best practices for forwarding email to Gmail
521528
522  * 8 of 10529  * 8 of 10
523530
524Some recipients don't get my email531Some recipients don't get my email
525532
526  * 9 of 10533  * 9 of 10
527534
528SMTP relay spam policy in Gmail535SMTP relay spam policy in Gmail
529536
530  * 10 of 10537  * 10 of 10
531538
532Email sender guidelines539Email sender guidelines
533540
534![](https://lh3.googleusercontent.com/exxMjxadqER4Ie3_TMeBqZfSwNB541![](https://lh3.googleusercontent.com/exxMjxadqER4Ie3_TMeBqZfSwNB
>fL_3tU0Xvn4tJ3_POtw4haXNbIx7OL7v52_DcaBpe=w96)>fL_3tU0Xvn4tJ3_POtw4haXNbIx7OL7v52_DcaBpe=w96)
535542
536Start your free 14-day trial today543Start your free 14-day trial today
537544
538Professional email, online storage, shared calendars, video meeti545Professional email, online storage, shared calendars, video meeti
>ngs and more.>ngs and more.
539Start your free Google Workspace trial today.546Start your free Google Workspace trial today.
540547
541  * ©2024 Google 548  * ©2024 Google 
542  * Privacy Policy549  * Privacy Policy
543  * Terms of Service550  * Terms of Service
544551
545DeutschespañolfrançaisIndonesiaitalianoNederlandspolskiportuguês552DeutschespañolfrançaisIndonesiaitalianoNederlandspolskiportuguês
546(Brasil)svenskaTiếng553(Brasil)svenskaTiếng
547ViệtTürkçeрусскийукраїнськаעבריתالعربيةไทย中文(简体)中文(繁體)日本語한국어 Engl554ViệtTürkçeрусскийукраїнськаעבריתالعربيةไทย中文(简体)中文(繁體)日本語한국어 Engl
>ish>ish
548555
549Enable Dark Mode556Enable Dark Mode
550557
551Send feedback on...558Send feedback on...
552559
553This help content & information General Help Center experience560This help content & information General Help Center experience
554561
555Search562Search
556563
557Clear search564Clear search
558565
559Close search566Close search
560567
561Google apps568Google apps
562569
563Main menu570Main menu
564571
565572
566573
567true574true
568575
569Search Help Center576Search Help Center
570577
571true578true
572579
573true580true
574581
575true582true
576583
577true584true
578585
579true586true
580587
581588
582589
583false590false
584591
585false592false
586593
587594
Legends
Colors
 Added 
Changed
Deleted
Links
(f)irst change
(n)ext change
(t)op